Privacyverklaring Shois Consultancy

Versie 1.0 
januari 2026

1. Inleiding

Shois Consultancy, gevestigd aan de Voorweg 196, 2716 NK Zoetermeer, hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en hoe wij zorgvuldig met deze gegevens omgaan.

2. Contactgegevens

Shois Consultancy
Voorweg 196
2716 NK Zoetermeer
Nederland

KvK-nummer: 42054988
Btw-id: NL005460375B02
Website: www.shois.nl
E-mail: info@shois.nl

Voor vragen over privacy of verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@shois.nl.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Shois Consultancy verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het contactformulier, per e-mail, telefonisch of tijdens een intakegesprek.

Het kan gaan om:

  • naam en achternaam;
  • bedrijfsnaam;
  • functie;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • adresgegevens;
  • factuurgegevens;
  • informatie over uw organisatie, project of adviesvraag;
  • communicatiegegevens, zoals e-mails en berichten;
  • gegevens die nodig zijn voor uitvoering van een overeenkomst.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een opdracht en u deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • het beantwoorden van vragen via het contactformulier of per e-mail;
  • het plannen van kennismaking, intake of overleg;
  • het opstellen van offertes en overeenkomsten;
  • het uitvoeren van advies-, project- en consultancywerkzaamheden;
  • het begeleiden van projecten, processen, governance, IT- en verandertrajecten;
  • het leveren van digitale of organisatorische oplossingen;
  • communicatie tijdens en na uitvoering van de opdracht;
  • facturatie en administratie;
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht;
  • het verbeteren van onze dienstverlening en website.

5. Grondslagen voor verwerking

Shois Consultancy verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:

  • uitvoering van een overeenkomst;
  • voorbereiding op het sluiten van een overeenkomst;
  • wettelijke verplichting;
  • gerechtvaardigd belang, zoals normale bedrijfsvoering en klantcommunicatie;
  • toestemming, bijvoorbeeld wanneer dit nodig is voor bepaalde cookies of specifieke verwerkingen.

6. Delen van gegevens met derden

Shois Consultancy verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • boekhouder of administratiekantoor;
  • hostingpartij of websitebeheerder;
  • e-mailprovider;
  • IT- en clouddienstverleners;
  • betaal- of facturatiesystemen;
  • externe specialisten die bij een opdracht worden betrokken.

Wanneer derden persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij passende afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

In de praktijk hanteren wij onder meer de volgende bewaartermijnen:

  • administratieve en fiscale gegevens: 7 jaar;
  • offertes en opdrachtinformatie: maximaal 7 jaar na afloop van de relatie of opdracht;
  • contactformuliergegevens en losse correspondentie: maximaal 2 jaar, tenzij er een opdracht uit voortkomt;
  • projectdocumentatie: zolang noodzakelijk voor uitvoering, verantwoording of nazorg van de opdracht;
  • cookiegegevens: afhankelijk van het type cookie, zoals beschreven in de cookieverklaring.

8. Beveiliging

Shois Consultancy neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Wij werken onder meer met beveiligde verbindingen, toegangsbeperking, sterke wachtwoorden en zorgvuldig beheer van systemen en documenten.

9. Uw rechten

U heeft het recht om:

  • uw persoonsgegevens in te zien;
  • onjuiste gegevens te laten corrigeren;
  • gegevens te laten verwijderen;
  • bezwaar te maken tegen verwerking;
  • verwerking te laten beperken;
  • gegevens over te laten dragen;
  • eerder gegeven toestemming in te trekken.

U kunt een verzoek sturen naar info@shois.nl. Wij reageren zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen 30 dagen.

10. Klacht indienen

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@shois.nl.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Cookies

Onze website gebruikt cookies. Meer informatie hierover vindt u in onze cookieverklaring.

12. Wijzigingen

Shois Consultancy kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op www.shois.nl.